Переход на новый план счетов НФО: проблемы и задачи

16.09.2016 14:49

Переход на новый план счетов - это всегда событие, которое долго будут вспоминать все, кому посчастливилось принять в нем участие. Ведь это не только изменение «номерков счетов», форм отчетности, а в случае с НФО еще и контролирующего органа. Это в значительной части смена парадигмы учета, смещение акцентов, отказ от старых и внедрение новых методик. О том, насколько это масштабный и сложный процесс, говорит хотя бы тот факт, что Центральный банк сознательно растянул его на несколько лет, сделав внедрение поэтапным и на первых порах довольно щадящим.

С конца 2015 года началась практическая работа по переходу в тех организациях, которые по плану ЦБ должны первыми внедрить у себя новый учет. Сейчас, почти через год, уже можно обозначить основные задачи и проблемы, которые придется решать всем остальным. Для тех, кто уже не раз участвовал в подобных проектах, список проблем новым не будет, но для бухгалтеров, методологов и ИТ-отделов каждой организации они будут внове.

В первую очередь, необходимо напомнить, что в основу нового учета для НФО методологи ЦБ положили учет для целей МСФО. Это сознательное сближение российского учета с признанным международным стандартом, а также унификация учета в двух родственных отраслях экономики - банках и НФО. Таким образом, бухгалтерам НФО приходится проходить тот путь, которым однажды уже прошли их банковские коллеги, что уже облегчает задачу. Облегчает, но не решает. Не решает потому, что невозможно точь-в-точь перенести опыт одного бизнеса на другой, который в ряде существенных моментов серьезно отличается. Из этого, собственно, проистекает первая проблема - попытки некритичного переноса методик («сделаем как банках, там уже все давно придумано»), приводит к угрозе существенных потерь в основном бизнесе вследствие разрегулирования отлаженных производственных процессов. После осознания этого факта начинаются мучительные попытки как-то совместить конфликтующие интересы - существующий бизнес и неподходящую методологию - что в итоге приводит только к зря потраченным усилиям и упущенному времени.

Поэтому первой задачей любого коллектива и ответственных лиц, управляющих процессом перехода, должна стать выработка собственной методологии учета. Решение этой задачи должно удовлетворять двум условиям: 1) соответствие новым требованиям законодательства 2) соответствие задачам, которые ставит перед бухгалтерским учетом бизнес. Анализ этих двух условий порождает следующую проблему - отсутствие нужного опыта и знаний в понимании учетных принципов, заложенных в новую методологию. Эту проблему следует разложить на две части. Первая часть состоит в том, что, хотя в основе нового учета и лежат принципы МСФО, но это все же не совсем МСФО. Если в первом важнейшую роль играет профессиональное суждение бухгалтера и возможность отступления от правил при наличии аргументированного обоснования, то во втором большая часть учета строго регламентирована, и отступления мягко говоря не приветствуются.  Ведь мы всегда должны помнить,  что нашу бухгалтерскую работу будут проверять аудиторы регулятора, для которых аргумент «я так думаю» мало что значит. Каждое положение учетной политики должно быть обосновано ссылками на конкретные пункты Положений ЦБ. И только в тех случаях, когда в законе прямо не сказано, что делать в конкретном случае, можно применять аналогию.

Вторая часть указанной проблемы состоит в правильном наложении требований закона на существующие в организации процессы. Здесь надо сказать, что прямолинейное применение действующих норм может привести к опасным последствиям (см. выше). Возможно, Центробанк в дальнейшем учтет опыт первого этапа внедрения нового плана счетов, и изменит некоторые положения закона, но это только возможно. Пока что нужно рассчитывать только на то, что написано в Положениях. Поэтому будет целесообразно рассмотреть ряд самых трудных мест, с которыми придется столкнуться.

Операционный период. В новую методологию заложен принцип более жесткого контроля финансовой дисциплины предприятия, поэтому любые операции бухгалтерского учета (т.е. изменения остатков и оборотов по счетам) разрешены только в открытом операционном периоде. Временные рамки каждого периода также строго ограничены, хотя для НФО и не так жестко, как для банков. Из этого правила следует, что подходы к документообороту в бухгалтерии придется изменить. Часть операций, которые ранее привычно отражались задним числом, придется перенести в следующий операционный период. Здесь следует тщательно продумать распределение таких операций по периодам, чтобы не нанести ущерба бизнесу и не выйти за рамки закона. Кроме того, теперь все корректировки и исправления вносятся только в текущем периоде.

Парные счета. Это совершенно новый для НФО принцип, который заключается в том, что для дебиторской и кредиторской задолженности каждого вида (контрагенты, физлица, премии, комиссии, выплаты и т.п.) открываются два одинаковых счета, один из которых пассивный, а другой активный. Учетный метод требует, чтобы на конец каждого операционного периода задолженность была свернута и отражена на одном из двух счетов в соответствии с его признаком (активный или пассивный). Эта процедура должна проводиться автоматически, без каких-либо дополнительных условий. Это может приводить к некоторой потенциальной потере нужной информации (т.е. развернутого сальдо), которую можно дополнительно хранить где-то в другом месте - но не на счетах бухучета. Также нужно учесть, что ряд счетов, которые кажутся одинаковыми по экономическому смыслу, парными не являются (например, 60301 и 60302). Поэтому автоматически сворачивать сальдо по ним нельзя, здесь нужно учитывать ограничения, налагаемые на эти счета Положениями ЦБ.

События после отчетной даты (СПОД). Сущность этого требования состоит в том, что в годовой финансовой отчетности (т.е. балансе и других формах) обязательно должны быть отделены друг от друга две вещи: финансовый результат в том виде, как он образовался на конец года (баланс на 1 января) и события (проводки), которые его изменили в тот период, пока готовилась годовая отчетность. Проще говоря, СПОД - это первичные документы за прошлый год, поступившие в бухгалтерию между Новым годом и подписанием годового отчета. Привычная методика отражения всего подряд задним числом вступает здесь в серьезное противоречие с требованиями закона. Это может касаться как существенных вещей, например, зачета задолженности контрагентов или начисления резервов, так и малозначимых - изменения остатков хозяйственных материалов и т.п. Также надо учитывать, что годовая отчетность, фактически, состоит из трех частей: на 1 января, на дату отчета и их разности - свода операций СПОД. Формально для НФО такого требования нет (оно есть для банков), но фактически требования здесь совпадают.

Формирование финансовых отчетов по остаткам или оборотам. Некоторые из отчетов, например, баланс, формируются только по остаткам на счетах. Другие могут формироваться как по остаткам, так и по оборотам. Например, отчет о финансовых результатах за год формируется по остаткам, а за промежуточный период - по оборотам за этот период. Требование предоставлять промежуточную отчетность косвенно запрещает вносить исправления в закрытый операционный период.

Разумеется, это не полный список вопросов, который встает перед рабочей группой, занимающейся разработкой методологии. Однако он позволит сориентироваться в главном вопросе - какие изменения и насколько принципиальные придется внести в учет организацию работы бухгалтерии и смежных подразделений.

Разработка методологии должна вестись одновременно и совместно с планированием замены используемых ИТ-продуктов на новые. Новые методы предусматривают новые инструменты, старыми обойтись не получится. Поэтому уже на начальном этапе нужно  серьезно задуматься о внедрении новых ИТ-систем с поддержкой ЕПС и ОСБУ.
Оба процесса - разработка методологии и внедрение ИТ-решения - взаимно влияют друг на друга.  С одной стороны, методология предопределяет архитектуру ИТ, а с другой - ограничения ИТ приводят к изменению методологии. При выборе нового решения нужно задавать следующие основные вопросы: может ли предлагаемое ПО удовлетворить главные требования методологии, и сможет ли оно в дальнейшем подстраиваться под ее изменения.  Если решать обе задачи в отрыве, то неизбежны значительные и бесполезные затраты времени, сил и денег.

Наиболее частая ошибка начинающих переход на ЕПС состоит в попытке пропустить самый важный этап - методологию, и найти все ответы в полностью готовой ИТ-системе. Это тупиковый путь, так как невозможно найти готовую ИТ-систему, заранее настроенную  под особенности конкретной организации.  На этом начальном этапе характерно нежелание погружаться в детали и тонкости ЕПС и ОСБУ. Обычно на этом этапе бухгалтер ожидает, что существует простой, быстрый,  и, как следствие, недорогой переход на ЕПС в виде наличия готовой ИТ-системы. Частая причина, мешающая погрузиться в детали - высокая занятость бухгалтера в текущей деятельности компании.

Далее возникает вторая проблема - как выбрать оптимальную ИТ-систему.  Бухгалтер априори не является ИТ-специалистом, и пытается разобраться как пользователь. Критерии оценки ПО субъективны и поверхностны.  Важные критерии не всегда  учитываются, второстепенные могут рассматриваться под видом основных. Как правило, за выделение бюджета отвечает финансовый директор, а выбор системы поручен бухгалтерам, которые боятся брать на себя ответственность за высокую стоимость, поэтому первый критерий - минимальная  цена. ИТ-специалисты в штате либо отсутствуют, либо зачастую вообще незнакомы с проблематикой перехода на ЕПС, и применяют свои критерии, мешающие сделать объективный выбор. На наш взгляд, решение должно приниматься совместно с генеральным и финансовым директорами компании. Этим будут достигнуты две цели - погружение топ-менеджеров в проблематику и трудности перехода на ЕПС, и вторая - разделение ответственности за выбор.

Третья проблема - правильно организовать проект внедрения новой ИТ-системы. Проект - это комплексный и законченный набор действий, который учитывает все необходимые этапы и приведет к нужному результату. Обычно заказчик воспринимает внедрение только как первоначальный перенос данных из текущей ИТ-системы в новую.  При этом забываются такие важные действия как:

• Проработка методологии нового учета под особенности организации (см выше)
• Настройка ИТ-системы под выбранную методологию
• Выбор оптимальной ИТ-архитектуры - как именно вписать новую ИТ-систему в уже существующий набор систем
• Доработки новой ИТ-системы под особенности компании
• Интеграция с другими ИТ-системами компании
• Необходимость параллельного учета во время индикативного периода

На последнем остановимся подробнее. Как известно, ЦБ определил индикативный период, в течение которого нужно продолжать вести учет по РСБУ в текущей ИТ-системе, и параллельно вести учет в новой ИТ-системе. Ту есть два основных заблуждения. Первое - многие компании ожидают, что можно избежать перехода на ЕПС, продолжать работать только в старой системе и транслировать проводки РСБУ на новый план счетов. Это практически невыполнимо, так как текущий и новый учеты существенно различаются. Если бы можно было реализовать такой полноценный конвертер-транслятор, то никто бы не переходил на ЕПС, а просто транслировал проводки РСБУ с помощью конвертера.

Второе заблуждение, как можно избежать параллельного учета в двух системах - якобы можно сразу перестать работать в текущей системе, и вести параллельный учет во время индикативного периода только в новой. Но по нашему мнению, этот вариант  потребует ненужные затраты времени, сил и денег на  перенос учета по РСБУ в новую систему, которая предназначена совсем для  другого  режима - для работы на ЕПС. И через год эти усилия и деньги придется выбросить, ведь параллельный учет нужен только на время индикативного периода,